Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine PDF-Rechnung per E-Mail. Es handelt sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, versandt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht die automatische Verarbeitung und muss den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Eine E-Rechnung besteht aus einer XML-Datei, die alle Rechnungsdaten in einer spezifischen Struktur enthält (UBL oder CII), die von Computern gelesen werden kann.
Wichtig: Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Gesetzgebung. PDF-Rechnungen sind lediglich digitale Kopien von Papierdokumenten und erfüllen nicht die Anforderung der Maschinenlesbarkeit.
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht gilt ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen in Deutschland, die mit anderen Unternehmen (B2B) Geschäfte tätigen. Auch kleinere Handwerksbetriebe und Dienstleister müssen bis 2028 vollständig auf E-Rechnungen umstellen.
Wichtige Ausnahmen
- Für Privatkunden (B2C) bleibt die Zustimmung des Kunden zum Versand einer E-Rechnung erforderlich.
- Rechnungen in Papierform sind bis Ende 2026 noch erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt.
Ich habe eine XML-Rechnung erhalten – was nun?
Eine XML-Rechnung, wie z. B. eine XRechnung, kann auf den ersten Blick verwirrend wirken, da sie nicht wie eine traditionelle Rechnung lesbar ist. Hier sind einige Lösungen, was Sie damit tun können:
Nutzen Sie einen XRechnung-Viewer
Verwenden Sie ein spezialisiertes Tool wie einen kostenlosen XRechnung-Viewer, um die XML-Datei anzuzeigen und sicherzustellen, dass alle Daten korrekt sind.
Validieren Sie die Rechnung
Überprüfen Sie die Rechnung auf ihre Konformität mit den gesetzlichen Vorgaben (EN 16931). Dies kann mit validierungsfähiger Software erfolgen, die mögliche Fehler erkennt und Sie darauf hinweist.
Integrieren Sie sie in Ihre Buchhaltungssoftware
Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, prüfen Sie, ob diese XML-Rechnungen direkt importieren und verarbeiten kann. Viele moderne Lösungen bieten diese Funktionalität, wodurch die Rechnung direkt in Ihre Finanzprozesse integriert werden kann.
Manuelle Archivierung und Weiterleitung
Speichern Sie die XML-Datei an einem sicheren Ort und leiten Sie sie gegebenenfalls an Ihre Buchhaltungsabteilung oder den zuständigen Empfänger weiter.
Tipp: Wenn Sie die XML-Rechnung einfach und schnell lesen möchten, probieren Sie unseren kostenlosen XRechnung-Viewer aus.
Jetzt kostenlosen XRechnung-Viewer nutzenVorteile von E-Rechnungen
E-Rechnungen bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile:
Kostenersparnis
Keine Ausgaben für Papier, Druck, Toner, Umschläge und Porto.
Zeitersparnis
E-Rechnungen werden digital und direkt versandt sowie verarbeitet, wodurch der Verwaltungsaufwand sinkt.
Schnellere Zahlungen
Durch die schnellere Verarbeitung werden E-Rechnungen auch schneller bezahlt, was die Liquidität verbessert.
Weniger Fehler
Automatisierte Prozesse reduzieren menschliche Fehler.
Umweltfreundlichkeit
Weniger Papierverbrauch schont die Umwelt und reduziert den ökologischen Fußabdruck.
Bessere Transparenz
Digital gespeicherte Rechnungen lassen sich leicht finden und überprüfen.
Wie bereite ich meinen Betrieb auf die E-Rechnung vor?
Prüfen Sie Ihre Software
Verfügt Ihre Handwerkersoftware oder Buchhaltungssoftware über eine E-Rechnungs-Funktion (z. B. XRechnung, UBL, CII, ZUGFeRD)?
Schulen Sie Ihr Team
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter mit den neuen Prozessen vertraut sind.
Kommunizieren Sie
Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten frühzeitig über die Umstellung.
Welche Formate für E-Rechnungen gibt es in Deutschland?
XRechnung
Der offizielle Standard für E-Rechnungen in Deutschland, speziell für den öffentlichen Sektor (B2G). Die Daten werden ausschließlich semantisch in einer XML-Datei dargestellt. XRechnungen sind nicht direkt menschenlesbar, aber vollständig maschinenverarbeitbar.
ZUGFeRD
Eine hybride E-Rechnung, die ein maschinenlesbares XML-Dokument mit einer visuellen PDF kombiniert. So ist die Rechnung sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar. ZUGFeRD wird auch als XRechnung 2.0 bezeichnet und ist mit dem französischen Factur-X vergleichbar.
EDI (Electronic Data Interchange)
Hierbei werden die Rechnungsdaten direkt zwischen den Computersystemen von Unternehmen ausgetauscht. Dies ist effizient, erfordert jedoch spezielle technische Vereinbarungen. Ob dieses Format nach 2028 weiterhin genutzt werden darf, ist noch unklar.
Wie erstellt man eine XRechnung?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine XRechnung zu erstellen, je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens und der Anzahl der zu bearbeitenden Rechnungen. Die Hauptmethoden sind die Nutzung spezialisierter Buchhaltungssoftware, Online-Generatoren oder die Konvertierung von PDF-Rechnungen in das XRechnungsformat.
Option 1: Erstellung mit Rechnungsprogramm
Die gängigste Methode zur Erstellung von XRechnungen ist die Nutzung spezialisierter Software. Führende Anbieter haben XRechnung bereits in ihren Standardleistungen integriert, sodass Sie Rechnungen mit wenigen Klicks automatisch erstellen und per E-Mail oder über Peppol versenden können.
Vorteile:
- •Automatisierung: Rechnungen werden schnell und fehlerfrei generiert.
- •Archivierung: Viele Softwarelösungen bieten eine direkte Archivierungsfunktion an.
- •Skalierbarkeit: Ideal für Unternehmen, die eine hohe Anzahl von Rechnungen verarbeiten.
- •Zeitsparer: Wenn die Software zudem in der Lage ist, Artikel, Kunden, Lieferanten und Aufträge zu verknüpfen, wird sie zu einem unverzichtbaren Zeitsparer für jedes Unternehmen.
Option 2: Online-Generatoren
Online-Generatoren sind eine praktische Alternative, insbesondere für kleine Unternehmen oder gelegentliche Rechnungen. Mit diesen Tools können Sie XRechnungen erstellen, die direkt heruntergeladen werden können.
Nachteile:
- •Limitierungen: Kostenlose Online-Generatoren beschränken oft die Anzahl der Rechnungen.
- •Designoptionen: Bei hybriden Rechnungen wie ZUGFeRD sind die Gestaltungsmöglichkeiten begrenzt.
Option 3: PDF-Rechnung in XRechnung konvertieren
Eine weitere Möglichkeit ist die Konvertierung bestehender PDF-Rechnungen in das XRechnungsformat. Einige Dienstleister bieten diese Funktion kostenpflichtig an.
Ablauf:
- 1.Laden Sie die PDF-Rechnung hoch.
- 2.Der Dienstleister konvertiert die Daten in eine maschinenlesbare XML-Datei.
- 3.Sie erhalten die XRechnung und können diese an den Empfänger senden.
Was muss eine XRechnung enthalten?
Grundsätzlich muss eine XRechnung dieselben Pflichtangaben wie eine klassische Rechnung enthalten:
- •Name und Adresse des Auftraggebers und Auftragnehmers
- •Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
- •Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- •Art, Menge und Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- •Nettobetrag und Steuersatz
- •Mehrwertsteuerbetrag
- •Gesamtbetrag
- •Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum
- •Bankverbindung oder andere Zahlungsinformationen
Zusätzlich enthält eine XRechnung spezifische Informationen wie die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers. Diese bis zu 40 Zeichen lange Zeichenkette wird im Feld „Leitweg-ID" angegeben und ermöglicht die eindeutige elektronische Adressierung und Weiterleitung der Rechnung.
Häufig gestellte Fragen
Jetzt handeln!
Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vor. Mit Robaws haben Sie einen starken Partner an Ihrer Seite.
Kostenlose Demo anfordern